Home » Privacyverklaring Residentie Bach Ensembles

Privacyverklaring Residentie Bach Ensembles

PRIVACYVERKLARING
als bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming
(AVG-EU / PbEU2016. L 119)

Residentie Bach Ensembles (RBE), kantoorhoudend aan
Binckhorstlaan 36 /unit M114
2516 BE Den Haag,
is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
http://www.bachensembles.nl
Binckhorstlaan 36 /unit M114
2516 BE Den Haag +31 70 7118979

De zakelijk leider RBE is de Functionaris Gegevensbescherming van Residentie Bach Ensembles. Deze is te bereiken via info@bachensembles.nl. Wij vragen u als 'onderwerp' van het e-mailbericht steeds ‘Privacyverklaring RBE' in te vullen

De rechtspersonen Vereniging Residentie Bachkoor, Vereniging Residentie Kamerkoor, Stichting Residentie Bachorkest en Stichting Cantatediensten Kloosterkerk vormen de maatschap Residentie Bach Ensembles (RBE) die opgericht is voor de organisatie en realisatie van de gezamenlijke concertpraktijk RBE.
De maatschap RBE (KvK 2734.3929) is het gemeenschappelijke administratiekantoor van de RBE en is tevens ‘ondernemer' in de zin van de Wet op de omzetbelasting (1968).

De projectmatige organisatie en de realisatie van de concerten, alle contractuele-, financiële-, administratieve-, PR en marketingaspecten van de concertpraktijk zijn in de maatschap belegd. De zakelijk leider verricht hiervoor de samenhangende werkzaamheden.

In het kader van ‘de onderneming' RBE en de brede dienstverlening van de maatschap RBE worden tussen de betrokken rechtspersonen persoonsgegevens gedeeld en gebruikt om de taken uit te voeren. Het betreft de persoonsgegevens van:

  • vocale en instrumentale solisten, orkestleden en dirigenten;
  • klanten/concertbezoekers;
  • donateurs in de brede zin van het woord;
  • koorleden en (koor)bestuursleden;
  • oud koorleden

Het bewaren, delen en gebruiken van de persoonsgegevens valt binnen de normale bedrijfsvoering van de maatschap RBE teneinde de inherente processen en administraties in te richten en te beheren en daarover verantwoording af te leggen aan de maten. Het betreft de volgende administraties:

  1. de klantenregistratie
  2. de financiële administratie (programma ‘Snelstart') inclusief de uitwisseling met de accountant; 
  3. de musici database

Ter bescherming van de persoonsgegevens is een aantal bepalingen tot regeling van het interne gebruik van persoonsgegevens binnen de maatschapsovereenkomst RBE opgenomen. De bescherming van persoonsgegevens is onderwerp van overleg en afstemming binnen de maatschap.

Persoonsgegevens die wij verwerken
De maatschap RBE verwerkt uw persoonsgegevens omdat u gebruik maakt van de diensten en u voor dat doel deze gegevens hebt verstrekt.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
a. Voor de drie genoemde administraties:
- Voor- en achternaam (en/of voorletters)
- Aanhef
- Adres en woonplaats
- Telefoonnummer(s)
- E-mailadres

b. Aanvullend voor klantenadministratie/de bestelmodule:
- concertafname/levering
- aard, omvang en frequentie van de bestelling
- bankrekeningnummer

c. Aanvullend voor de musici database:
- stemsoort/instrument;
- Burgerservicenummer;
- Bankrekeningnummer;
- Betalingswijze (òf op een factuur, òf door middel van verloning).

De maatschap RBE heeft een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van deze gegevens. De realisatie van de concertpraktijk in brede zin en de dienstverlening aan de klanten/concertbezoekers en musici waar financiële belangen mee gemoeid zijn moeten op een zorgvuldige manier worden gerealiseerd of behandeld.
Omdat de RBE de dienstverlening altijd wil verbeteren, kunnen uw persoonsgegevens ook gebruikt worden bij voorbeeld voor klantenonderzoek en tevredenheidsonderzoek onder musici.
Daarnaast kunnen uw gegevens worden gebruikt om u uit te nodigen voor bijeenkomsten, lezingen e.d. die voor u interessant kunnen zijn.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website en/of dienst heeft niet het oogmerk persoonsgegevens te verzamelen van websitebezoekers (http://www.bachensembles.nl).

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
De maatschap RBE verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • het afhandelen van uw betaling en uw bestelling;
  • het verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder;
  • u te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
  • u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
  • op grond van een wettelijke verplichting, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte, de verloning van musici via het loonservicebureau.

Geautomatiseerde besluitvorming
De maatschap RBE neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen geen besluiten over zaken die aanzienlijke (rechts)gevolgen voor u kunnen hebben. Het betreft hier automatische door computerprogramma's of -systemen gegenereerde besluiten; zonder dat daar een bevoegde persoon of functionaris namens de maatschap handelend optreedt.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
De maatschap RBE bewaart de persoonsgegevens overeenkomstig de wettelijke bewaartermijn(en) en voor het overige niet langer dan strikt noodzakelijk is gelet op de doelen waarvoor deze gegevens verzameld zijn/worden.

De maatschap RBE als ondernemer is wettelijk verplicht de administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht).
De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden zodat deze bij een controle gebruikt kunnen worden.
Bij verloning als betaalwijze voor de vergoeding aan musici wordt in sommige gevallen gebruikt gemaakt van het loonservicebureau. De gegevensdragers van het bureau waarop gegevens staan over de maatschap RBE als onderneming vallen onder dezelfde fiscale bewaarplicht.

Delen van persoonsgegevens met derden
De maatschap RBE verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden op grond van een wettelijke verplichting en anders voor zover dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst met u. De maatschap heeft een gerechtvaardigd belang voor het verwerken en bewaren van deze gegevens.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Residentie Bach Ensembles gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Tevens hebt u het recht om de toestemming in te trekken of bezwaar te maken tegen het verdere beheer en verwerking van uw persoonsgegevens door de maatschap RBE.
U hebt ook het recht op overdraagbaarheid van de persoonsgegevens; dit houdt in dat u kunt verzoeken en bijgevolg met uw toestemming, de gegevens waarover de maatschap rechtmatig beschikt naar u of een door u aangegeven en geïdentificeerde organisatie of instelling te verzenden.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of overdracht van uw persoonsgegevens of een verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens indienen via info@bachensembles.nl .
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u persoonlijk is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Wij adviseren u in deze kopie uw pasfoto, de MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), het paspoortnummer en het Burgerservicenummer (BSN) onleesbaar, ‘zwart' te maken. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk maar binnen vier weken op uw verzoek.

In dit kader gestuurde of gemailde ID-bewijzen worden door ons na controle direct vernietigd c.q. uit het e-mailbericht verwijderd. ID-bewijzen worden niet opgeslagen of verwerkt. Als u bezwaar hebt tegen het opsturen of mailen van uw ID-bewijs, kunt u in plaats daarvan ook via info@bachensembles.nl een afspraak maken, waarbij inzage in uw ID-bewijs volstaat.

Onze gedragslijn voor ID-bewijzen geldt niet in het geval voor u sprake is van verloning van door het loonservicebureau. De overlegging van ID-bewijzen geldt dan als een wettelijke verplichting en valt daarmee onder de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

De maatschap RBE wijst u tevens op de mogelijkheid een klacht bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, in te dienen. Dit kunt u doen via deze volgende link.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
De maatschap RBE neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging te voorkomen. Als u de indruk hebt dat uw gegevens desondanks niet goed beveiligd zijn of dat er aanwijzingen zijn van misbruik e.d., neemt u dan contact op via info@bachensembles.nl.

Den Haag, april 2018
Maatschap Residentie Bachensembles